Planification chirurgicale :
reprendre le contrôle des admissions
Un CHU belge confronté à des délais de plusieurs jours et une gestion administrative lourde a transformé son service des admissions et réduit ses no-shows de 20% dès les premiers mois.
« Nos patients attendaient plusieurs jours après la consultation pour que les démarches soient finalisées. Certains partaient vers d'autres établissements. Il fallait changer ça. »
Dans un CHU belge en sous-effectif, la planification chirurgicale mobilisait des ressources considérables pour des résultats insuffisants. Les délais s'allongeaient, les patients partaient. Voici comment Decisios a changé la donne en quelques semaines.
Un service des admissions sous pression constante
Le service des admissions rencontrait de sérieuses difficultés de coordination dans ses processus de planification chirurgicale. Après chaque consultation avec le chirurgien, les patients devaient attendre plusieurs jours avant que toutes les démarches administratives nécessaires à leur intervention soient finalisées.
« Cette attente prolongée poussait certains patients à se tourner vers d'autres établissements, entraînant une perte de suivi et une rupture dans leur parcours de soins. »Responsable du service des admissions CHU belge
Les établissements qui n'automatisent pas leurs admissions perdent des patients non pas sur la qualité des soins, mais sur la réactivité administrative. C'est un levier invisible mais décisif.
Ce qui bloquait le service au quotidien
Trois problèmes structurels ralentissaient la prise en charge dès la sortie de consultation :
Plusieurs jours entre la décision chirurgicale et la finalisation des démarches administratives, décourageant les patients.
Gestion manuelle de la coordination avec l'assistante sociale, des rendez-vous pré-op et des rappels chronophage et source d'erreurs.
Des patients impatients se tournaient vers d'autres établissements, entraînant une rupture du parcours de soins.
Comment Decisios a transformé le processus
L'objectif était clair : automatiser les tâches répétitives pour libérer le personnel et raccourcir drastiquement les délais entre décision chirurgicale et planification effective.
Envoi automatique des dossiers aux assistantes sociales dès que certains critères sont remplis sans intervention humaine. La règle s'exécute, le personnel se concentre sur autre chose.
Consignes préopératoires, rendez-vous anesthésie, instructions pratiques : tout est envoyé automatiquement au bon moment, au bon patient.
Connexion avec le bloc opératoire, l'imagerie, le dossier patient les données circulent sans appels téléphoniques entre services.
Chaque agent voit exactement ce qu'il doit faire, dans quel ordre, en fonction de l'urgence et de la date d'intervention. Fini les post-its et les tableaux Excel.
« La solution installée par DECISIOS nous a permis de nous améliorer sur plusieurs plans essentiels. En terme d'efficacité, nous avons diminué les no-shows de 20%. Nous avons aussi obtenu un gain de productivité du personnel des admissions de l'ordre de 20%, avec notamment un gain sur l'apprentissage des nouvelles recrues qui est passé de 1,5 mois à 8 jours grâce à la visualisation ! Ceci, en améliorant la prise en charge de nos patients ! »Responsable du service des admissions CHU belge
Ce que ça change en chiffres
aussi efficace qu'il pourrait l'être ?
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